اگر تا کنون از سبک و قالب‌بندی در ورد استفاده کرده باشید حتما عاشق این ویژگی مایکروسافت خواهید شد. Microsoft Word ویژگی‌های مختلفی را در خود جای داده که کاربران تنها تعداد محدودی از آنها را مورد استفاده قرار می‌دهند. در این مقاله به شما نحوه استفاده از ویژگی Word Styles برای قالب‌بندی خودکار فایل را ارائه می‌دهیم.
- استفاده از دستیار رزومه‌ی LinkedIn در Microsoft Word
- چطور لیست آخرین فایل‌های فراخوانی شده در ورد را پاک کنیم
ویژگی سبک‌ها چیست؟
در بیشتر مواقع می‌توانید سبک‌ها را در صفحه Home در مرکز و کمی مایل به راست مشاهده می‌کنید. این بخش گالری میانبر سبک است.
فلش گوشه سمت راست نشان دهنده امکان پیمایش و دیدن سبک‌های بیشترِ در دسترس است.
با این همه ممکن است محل قرارگیری پنجره تنظیمات نسبت به سند شما متفاوت باشد.
اگر به هر ترتیبی پنجره سبک را نمی‌بینید هر کجای جعبه منو در بالای صفحه راست کلیک کنید. این بخش را روبان می‌نامند.
روی سفارشی‌کردن روبان کلیک کنید. مطمئن شوید در صفحه شخصی‌سازی روبان، گزینه Home تیک دارد سپس روی OK کلیک کنید.
اگر کادر سبک هنور به نوار بالا اضافه نشده، می‌توانید امکانات آن را به طور مستقیم و با پیروی از مراحل بالا به سمت چپ جعبه اصلی اضافه کنید. سبک‌ها را انتخاب و بعد روی Add کلیک کنید.
اگر پیامی مبنی بر این که باید یک گروه جدید ایجاد کنید دریافت کردید، برگه‌ای که می‌خواهید زیر آن سبک‌ها را اضافه کنید پیدا کرده و روی آن کلیک کنید. سپس روی New Group کلیک کنید. اسم گروه را به Styles تغییر دهید. سپس مراحل بالا را یکبار دیگر امتحان کنید.
با این حرکت یک نوار ابزار افقی بالای برگه Home اضافه می‌شود. همچنین یک منوی دقیق در سمت راست صفحه ایجاد می‌کند.
سبک‌ها در ورد چه کاری انجام می‌دهند؟
توجه داشته باشید که symbols یا نشانه‌ها در سمت راست سبک‌ها قرار دارند. آنها نشان می‌دهند که کدام بخش‌های یک پاراگراف یا فونت با سبک مورد نظر تغییر می‌کند.
سبک فعلی انتخاب شده در منوی بالا را می‌بینید؟ در این بخش اطلاعات سبک مورد استفاده در ورد پیش‌رو درج شده است که به طور پیش‌فرض تنظیمات عادی دارد.
برای دیدن سبک‌ها در دسترس فقط کافیست روی گزینه Manage Styles زیر پایین کادر سبک‌ها کلیک کنید.
حالا که نحوه یافتن سبک‌ها را می‌دانید، می‌توانید یکی را انتخاب کرده و بدون دخالت تنظیمات دستی شکل و ظاهر فایل‌تان را عوض کنید.
چگونه سبک در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند؟
سبک در قالب‌بندی سند و صرفه‌جویی در زمان شما کمک می‌کند. در اینجا به چگونگی بیشتر استفاده از سبک و صرفه جویی در وقت می‌پردازیم.
۱- استفاده از سبک‌ها برای اسنادی با قالب‌های ضعیف
شاید سندی قالبی داشته باشد که آنگونه که می‌خواهید خوب به نظر نرسد. رفع آن با برجسته کردن متن و رفتن به منوی سبک قابل حل است. کلمات مورد نظر را انتخاب کرده به سبک بروید و بر روی آن اجرا کنید. فقط بر سبک دلخواه کلیک کنید.
برجسته کردن متن شاید مانع تغییر کلی قالب توشته شود اما این در جایی مناسب است که تنها بخشی از قسمت‌های قالب مناسب نیست و نیاز به تغییر دارد.
۲- تغییر سریع قالب موجود
Microsoft Word دارای سبک‌های گوناگون زیادی است. با این که سبک‌های گوناگون زیادی وجود دارد و ممکن است بین آنها قالب مناسب هم پیدا کنید اما شاید دقیقا همانی که مدنظر دارید نباشد. خوشبختانه امکان ایجاد تغییرات در سبک‌ها وجود دارد و می‌توانید دقیقا آن چیزی که مدنظر دارید را انجام دهید.
برای تغییر هر سبک روی آن کلیک راست کرده و Modify را انتخاب کنید.
حالا پنجره تغییر سبک باز می‌شود. هرطور که مایلید سبک را تغییر داد و روی OK کلیک کنید. همچنین قادر به اجرای تغییرات در سند فعلی و یا اسناد جدید هستید.
اگر سبک تغییر یافته شما به گالری سبک‌ها اضافه نشده بود باید در کادر گالری سبک‌ها، آن را تیک‌دار کرده تا به سبک‌ها اضافه شود. حالا با توجه به چیزهای جدیدی که یاد گرفته‌اید می‌توانید در عرض چند ثانیه هر تغییری که می‌خواهید را ایجاد کنید.
۳- یک جدول داده با سبک ایجاد کنید
شما ممکن است از ورد در اهداف بلند مدت خود مثل ارائه پروژه، تحقیقات چند بخشی و یا فصلی از کتاب استفاده کنید. در این صورت شما به جدول داده‌ها نیاز خواهید داشت. این ویژگی به فایل شما ظاهری حرفه‌ای می‌بخشد، اما در صورتی که به خوبی قالب‌بندی شود. و این دلیلی‌ست که چرا سبک‌های مایکروسافت در صرفه جویی وقت به ما کمک می‌کنند. فقط مکان‌نما را در بخشی از فایل که می‌خواهید یک جدول داده ایجاد کنید قرار دهید. به برگه References مراجعه کرده و سپس روی Table of Contents کلیک کنید.
به پیامی که ظاهر می‌شود دقت کنید. انتخاب جدول خودکار ۱ یا ۲ به صرفه جویی به سرعت فرایند ایجاد کردن کمک می‌کند. اما اگر لازم باشد آنها را به سلیقه خود تغییر دهید قاعدتا زمان بیشتری از شما می‌برد. گزینه Custom Table of Contents را تیک‌دار کنید.
از این طریق می‌توانید بسته به نیاز محتوا جدول را تغییر دهید. روی Modify کلیک کنید. اگر اطلاعات شما شامل چند سطح مختلف بود قالبی که می‌خواهید تغییر دهید را انتخاب کنید و سپس روی Modify کلیک کنید.
بعد از ایجاد تغییرات یک کادر باز می‌شود آنها را ذخیره کرده و روی OK کلیک کنید.
۵- به جدول‌کشی سبک‌ها اعتماد کنید
شما پیش از این متوجه نشده باشید اما مایکروسافت برای ایجاد جدول داده هم سبک‌هایی ارائه می‌دهد که می‌توانید بنا به مصارف خود از آنها استفاده کنید.
برای مشاهده نمودارها در ورد، ابتدا روی Insert و سپس Chart کلیک کنید.
نموداری که می‌خواهید وارد کنید را انتخاب و سپس روی OK کلیک کنید. در حال حاضر تعداد زیادی سبک‌های جدول‌کشی و گزینه‌های طراحی نمودار زیر Chart Tools وجود دارد. بعد از انتخاب جدول، ورد به صورت خودکار آن را اضافه می‌کند.
در حقیقت برای استفاده از جدول باید اکسل را روی دستگاه خود نصب داشته باشید زیرا برای وارد کردن اطلاعات به جدول، اکسل باز خواهد شد.
گزینه Quick Layout عموما ابعاد نمودار را تغییر می دهد بدون اینکه قالب کلی نمودار را اصلاح کند. برای نمونه اگر شما یک نوار پاراگراف داشته باشید، Quick Layout به شما اجازه قالب‌بندی نسخه‌‌های دیگر نوار پاراگراف را می‌دهد در صورتی که Chart Styles تغییرات پس‌زمینه را انجام می‌دهد. اگر آنچه می‌خواهید را نمی‌یابید به سبک بعدی بروید تغییراتی که مدنظر دارید را ایجاد کنید و سپس روی جدول راست کلیک کرده و Save as Template را انتخاب کنید. برای اینکه به توانید قالب ویرایش شده‌تان را به راحتی بیابید اسمی برای آن در نظر بگیرید.
دفعه بعد که می‌خواهید یک نمودار وارد کنید برای دسترسی مجدد به همین سبک، به پوشه Templates بروید.
اگر جدولی ایجاد کردید و می‌خواهید سبک آن را عوض کنید به سادگی روی نمودار فعلی کلیک راست کرده و سپس روی Change Chart Type از بخش ابزار طراحی جدول کلیک کنید. در آخر روی OK کلیک کنید.
