اگر در نرمافزار ورد (Word) با لیستهای طولانی، دایرکتوریها یا متون مختلف کار میکنید، مرتبسازی الفبایی آنها میتواند به شما کمک کند تا به سرعت و به سادگی آیتمها را پیدا و مرور کنید. همچنین، این روش به شما امکان میدهد تا لیستی منظم ایجاد کنید و خوانایی سند خود را افزایش دهید. خوشبختانه، نرمافزار مایکروسافت ورد قابلیتهای متعددی برای انجام این کار دارد. در این مقاله، به شما آموزش میدهیم که چگونه لیستها، جدولها و حتی پاراگرافها را در ورد به ترتیب الفبایی مرتب کنید.
چرا مرتبسازی الفبایی مهم است؟
مرتبسازی الفبایی به شما کمک میکند اطلاعات خود را به شکلی منظم و سازماندهیشده داشته باشید. این امر به ویژه برای کاربرانی که در حال کار با لیستهای طولانی یا دایرکتوریها هستند، میتواند به شدت مفید باشد. علاوه بر این، مرتبسازی الفبایی، به خواننده کمک میکند تا در میان لیست به سرعت اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کند.
نحوه مرتبسازی یک لیست الفبایی در ورد
مرتبسازی الفبایی در ورد، چه در یک لیست ساده و چه در پاراگرافها و جداول، تقریباً یکسان است. با این حال، توجه داشته باشید که ورد نمیتواند به درستی با لیستهای چندسطحی کار کند و این قابلیت تنها بر روی لیستهای یکسطحی بهخوبی عمل میکند.
در صورتی که نیاز دارید لیستهای چندسطحی را مرتب کنید، بهتر است هر سطح را بهصورت جداگانه مرتبسازی کنید یا هر لیست را به یک سند مجزا انتقال دهید و سپس مرتبسازی را اعمال کنید. حالا که این نکته را در نظر گرفتیم، بیایید به مراحل اصلی مرتبسازی الفبایی بپردازیم.
مراحل مرتبسازی الفبایی یک لیست در ورد
روش کار ساده است، کافیست مرحله به مرحله با هم پیش برویم و بعد از یک بار انجام این کار، دفعات بعد به راحتی خودتان میتوانید، مرتبسازی الفبایی را انجام دهید.
مرحله 1: باز کردن سند
ابتدا سند ورد حاوی لیست، جدول یا پاراگرافهایی را که میخواهید به ترتیب الفبایی مرتب کنید، باز کنید. اگر لیست شما بخشی از یک سند بزرگتر است، میتوانید آن را به یک صفحه مجزا کپی کنید تا مرتبسازی آسانتر شود.
مرحله 2: انتخاب لیست
لیست مورد نظر خود را انتخاب کنید. اگر لیست تنها بخش موجود در سند است، میتوانید با فشردن کلیدهای Ctrl + A کل سند را انتخاب کنید. در غیر این صورت، با نگه داشتن کلیک چپ موس و کشیدن آن روی آیتمهای مورد نظر، لیست را هایلایت کنید.
مرحله 3: رفتن به منوی مرتبسازی
اکنون به برگه Home در نوار ابزار بالا بروید و به قسمت Paragraph مراجعه کنید. سپس روی آیکون Sort که به شکل A بالای Z و یک فلش رو به پایین نمایش داده شده است کلیک کنید. با این کار، پنجره Sort Text باز میشود.
مرحله 4: انتخاب ترتیب مرتبسازی
در پنجره Sort Text، تنظیمات ترتیب را مشخص کنید. اگر میخواهید لیست به ترتیب الفبایی از A تا Z باشد، گزینه Ascending را انتخاب کنید. در صورتی که به ترتیب معکوس (Z تا A) نیاز دارید، Descending را انتخاب کنید.
مرحله 5: مرتبسازی بر اساس کلمه دوم (اختیاری)
اگر آیتمهای لیست شما شامل دو کلمه است و قصد دارید لیست را بر اساس کلمه دوم مرتب کنید، روی دکمه Options در گوشه پایین سمت چپ پنجره کلیک کنید. سپس در بخش Separate Fields By، گزینه Other را انتخاب کرده و یک فاصله تایپ کنید. سپس OK را بزنید و در منوی Sort By، گزینه Word 2 را انتخاب کنید. با کلیک روی OK، تغییرات اعمال خواهد شد و لیست شما بر اساس کلمه دوم مرتب میشود.
نکات پایانی در مورد مرتبسازی لیستها
تا اینجا با مراحل اصلی مرتبسازی لیستها در ورد آشنا شدید. با این حال، باید به چند نکته مهم توجه داشته باشید:
- سازگاری نسخههای ورد: اگر از نسخههای قدیمیتر ورد (مثل ورد ۲۰۰۳) استفاده میکنید، ممکن است این مراحل برای شما دقیقاً به همین شکل کار نکنند. توصیه میشود برای دسترسی به قابلیتهای جدید و سادهتر، نسخه ورد خود را بهروزرسانی کنید.
-
تمام نکات ساخت استایل در ورد
- مرتبسازی لیستها در جدولها: اگر قصد دارید یک لیست را در قالب جدول به ترتیب الفبایی مرتب کنید، باید کل جدول را انتخاب کرده و سپس مراحل ذکرشده را انجام دهید. برای این کار، روی یکی از سلولهای جدول کلیک کنید، سپس از منوی بالا، گزینه Layout را انتخاب کرده و در بخش Sort، مرتبسازی را انجام دهید.
- مرتبسازی بر اساس پاراگرافها: در صورتی که میخواهید پاراگرافها را به ترتیب الفبایی مرتب کنید، مطمئن شوید که هر پاراگراف بهطور جداگانه در یک خط قرار گرفته است. این کار به ورد کمک میکند تا هر پاراگراف را به عنوان یک واحد مستقل در نظر بگیرد و ترتیببندی کند.