خرید اشتراکهای نرمافزاری به یکی از هزینههای ثابت و گاهی خستهکننده در زندگی دیجیتال امروز ما تبدیل شده است. مایکروسافت 365 بدون شک استانداردی طلایی برای کارهای اداری و دفتری محسوب میشود، اما آیا واقعا برای تایپ یک نامه ساده، ساخت یک ارائه یا مدیریت فایلهای شخصی، نیازی به پرداخت حق اشتراک سالانه یا کلنجار رفتن با کرک کردن نرم افزار و استفاده غیر قانونی داریم؟
تجربه نشان داده است که بسیاری از ما تنها از بخش کوچکی از امکانات بیکران و پیچیده آفیس استفاده میکنیم. برای مثال خود من که سالهاست به نوشتن مقالات مختلف و ساخت شیتهای اکسل مشغولم، به نرمافزارهای آنلاین گوگل نقل مکان کردم و تقریبا هیچ امکانی نبوده که در این برنامهها آنها را پیدا نکنم. (جز تنظیمات نیماسپیس که به واسطه کیبورد استاندارد فارسی این مشکل هم حل شده است)
در این مقاله، قصد دارم 4 ابزار رایگان و قدرتمند را معرفی کنم که میتوانند به راحتی جای خالی مایکروسافت 365 را برای شما پر کنند و شما را از پرداخت هزینههای اضافی بینیاز سازند.
1. لیبرهآفیس (LibreOffice) میتواند تمام نیازهای اسنادی شما را پوشش دهد
نرمافزار متنباز LibreOffice آنقدر در دنیای فناوری حضور داشته و پخته شده است که احتمالا هر کسی که تا به حال به دنبال جایگزینی برای محصولات آفیس گشته، نام آن را شنیده است. این پلتفرم، یک مجموعه نرمافزاری کامل است که شامل یک واژهپرداز، ابزار صفحه گسترده (Spreadsheet) و یک برنامهساز برای ارائهها میشود و قیمت آن دقیقا «صفر» است. بله، رایگان بودن جذابترین ویژگی آن است، اما قطعا تنها نقطه قوت آن نیست.
فراموش نکنید که این برنامه آفلاین بوده و حتی در زمان مشکلات اینترنت نیز به راحتی در دستر شماست.
- ابزار Writer: این برنامه جایگزین مستقیم Microsoft Word برای مدیریت اسناد است و هر آنچه که برای ایجاد جداول، قالببندی صفحات، تنظیم حاشیهها، استایلدهی به متون و حتی ردیابی تغییرات نیاز دارید را در خود جای داده است.
- ابزار Calc: این بخش برای کسانی است که میخواهند جایگزینی برای Excel داشته باشند تا با اعداد سر و کله بزنند، فرمولنویسی کنند و نمودارهای پیچیده بکشند.
- ابزار Impress: این برنامه دقیقا نقش PowerPoint را برای ایجاد ارائههای بصری ایفا میکند.
- ابزار Draw: اگرچه این برنامه از نظر فنی برای طراحی گرافیکهای برداری ساخته شده است، اما من شخصا آن را به عنوان یک ویرایشگر PDF بسیار کاربردیتر میدانم.
لیبرهآفیس کاملا متنباز است و به صورت کاملا آفلاین کار میکند؛ ویژگیای که برای دوستداران حریم خصوصی یک مزیت بزرگ محسوب میشود. با این حال، این مجموعه برای همه مناسب نیست. بزرگترین نقطهضعف آن، مسئله ادغام ابری یا به عبارت بهتر، فقدان آن است. اگر عاشق جابهجایی مداوم بین دستگاههای مختلف هستید یا میخواهید روی یک سند به صورت تیمی و در لحظه با همکارانتان کار کنید، لیبرهآفیس خیلی زود شما را کلافه خواهد کرد. البته اگر آفیس را نمیخرید و از نسخه کرک استفاده میکنید، این امکان برای شما فعال نیست و مشکلی با لیبره نخواهید داشت.
وضعیت اپلیکیشن موبایل آن نیز چندان تعریفی ندارد. شما تنها برنامه LibreOffice Viewer را دریافت میکنید که کارایی آن از خواندن اسناد فراتر نمیرود. اما در نهایت، اگر تنها هدف شما کار روی اسناد در کامپیوتر شخصی (ویندوز، مک یا لینوکس) و برای مصارف فردی است، نصب لیبرهآفیس یک تصمیم بیچونوچراست.
2. فضای کاری گوگل (Google Workspace)؛ بیرقیب در همکاری تیمی
همانطور که گفتیم لیبرهآفیس یک جایگزین عالی و آفلاین است، اما اگر به چیزی نیاز دارید که در فضای ابری همگامسازی شود و ابزارهای همکاریِ در لحظه ارائه دهد، رقابت با Google Docs، Sheets و Slides بسیار دشوار است. تمام این ابزارها به طور کامل در محیط مرورگر وب اجرا میشوند، بنابراین هیچ نیازی به دانلود و نصب فایلهای سنگین ندارید. شما میتوانید آنها را روی یک رایانه ویندوزی، مک، کرومبوک یا حتی یک سیستم لینوکسی باز کنید و تجربه کاربری در همه آنها دقیقا یکسان و یکپارچه خواهد بود.
ابزار Docs نیازهای نوشتاری و قالببندی شما را مدیریت میکند، Sheets به عنوان جایگزین اکسل وظیفه رسیدگی به صفحات گسترده را بر عهده دارد، و Slides ارائههای شما را پوشش میدهد. اگر بخواهم صادق باشم، هیچکدام از این برنامهها به اندازه همتایان خود در مایکروسافت 365 دارای امکانات بیشمار و منوهای تو در تو نیستند، اما بخشی از جذابیت آنها دقیقا در همین سادگی نهفته است. آنها تقریبا تمام چیزهایی را که نیاز دارید به شما میدهند و از شلوغ کردن محیط با ابزارهایی که هرگز استفاده نمیکنید، پرهیز میکنند. من به شخصه مقالات متعددی نوشتهام، فاکتورهای زیادی ساختهام و ارائههای مختلفی را سرهم کردهام بدون اینکه حتی یک بار احساس کنم ویژگی خاصی از آفیس را کم دارم.
اپلیکیشنهای موبایلی گوگل نیز بسیار قدرتمند و پایدار هستند. برخلاف لیبرهآفیس، شما واقعا میتوانید گوشی هوشمند یا تبلت خود را بردارید و اسناد را ویرایش کنید، بدون اینکه احساس کنید در حال استفاده از یک نسخه ناقص و محدود هستید. و با وجود اینکه این پلتفرم کاملا مبتنی بر فضای ابری است، گوگل افزونهها و تنظیماتی را فراهم کرده است که بتوانید اسناد خود را در حالت آفلاین نیز مدیریت کنید.
البته مشکل برنامههای آنلاین این است که به هر دلیلی بلایی سر اینترنت بیاید شما دسترسی به سندهای خود ندارید.
3. تاندربرد (Thunderbird) تمام آن چیزی است که در یک کلاینت ایمیل میخواهم
نرمافزار Outlook بخش عمده و مهمی از اشتراک مایکروسافت 365 را تشکیل میدهد، اما یک جایگزین متنباز وجود دارد که کاملا رایگان است و به همان اندازه قدرتمند عمل میکند. Thunderbird توسط بنیاد موزیلا ، یعنی همان سازندگان مرورگر محبوب فایرفاکس (Firefox)، توسعه یافته است. این برنامه به راحتی با Gmail، Outlook، Yahoo و تقریبا هر ارائهدهنده ایمیلی که از پروتکلهای IMAP یا POP3 پشتیبانی کند، سازگار است. همچنین مانند Outlook، یک تقویم داخلی بسیار قدرتمند برای مدیریت زمانبندیها در آن تعبیه شده است.
ویژگی مورد علاقه من در تاندربرد، صندوق ورودی یکپارچه است که به طور خودکار ایمیلهای تمام حسابهای کاربری شما را در یک مکان واحد جمعآوری میکند تا نیازی به جابهجایی مداوم بین تبها نداشته باشید. این اپلیکیشن به هیچ وجه یک ابزار ابتدایی نیست؛ شما در تاندربرد به گزینههای شخصیسازی گسترده، ابزارهای جستجوی عمیق، فیلترهای اسپمِ هوشمند، رابط کاربری چندتبه (Multi-tab) و پشتیبانی از کلیدهای میانبر کیبورد دسترسی دارید.
علاوه بر این، شما میتوانید تاندربرد را با استفاده از افزونهها حتی بهتر و کاربردیتر کنید؛ بنابراین اگر ویژگی خاصی وجود دارد که برنامه پایه به صورت پیشفرض آن را انجام نمیدهد، احتمال بسیار زیادی وجود دارد که یک برنامهنویس قبلا افزونهای برای حل آن مشکل ساخته باشد (مانند افزونههای رمزنگاری PGP). تاندربرد در حال حاضر روی سیستمعامل اندروید در دسترس است و در آنجا نیز عملکردی عالی دارد (پس از ادغام با پروژه K-9 Mail). تنها مسئله این است که نسخه iOS آن هنوز منتشر نشده، اما خبر خوب این است که در دست ساخت قرار دارد.
4. گوگل درایو (Google Drive) یک فضای ذخیرهسازی ابریِ برتر است
میدانم به چه چیزی فکر میکنید: «گوگل درایو که دقیقا رایگان نیست!» اما اگر قصد دارید با مایکروسافت 365 خداحافظی کنید، باید بدانید که فضای ابری OneDrive را نیز از دست خواهید داد، زیرا نمیتوانید آن را به صورت کاملا جداگانه با قیمت مقرونبهصرفه خریداری کنید. خوشبختانه، هیچ نیازی هم به این کار نیست، زیرا Google Drive یک جایگزین اصیل، سریع و عالی است و در همان طرح رایگان اولیه خود، 15گیگابایت فضا به شما میدهد. این دقیقا سه برابر فضای 5 گیگابایتی است که مایکروسافت در نسخه رایگان واندرایو ارائه میکند.
حتی در طرحهای پولی (اشتراکی) نیز کفه ترازو به نفع گوگل سنگینی میکند. سطح پرمیوم در سرویس Google One با پرداخت 99.99 دلار در سال، 2 ترابایت فضای ذخیرهسازی در اختیار شما قرار میدهد، در حالی که طرح شخصی مایکروسافت 365 با همین قیمت، تنها نیمی از این فضا (یعنی ۱ ترابایت) را ارائه میدهد. برای اینکه منصف باشیم، مایکروسافت برنامههای آفیس را نیز در همان اشتراک گنجانده است، اما از دست دادن 1 ترابایت فضای ابری، هزینه پنهانِ بزرگی است که باید به آن توجه کرد.
با این حال، بزرگترین برگ برنده اکوسیستم گوگل، سرویس Google Photos است که واقعا نیازی به معرفی ندارد. این پلتفرم مبتنی بر هوش مصنوعی برای مدیریت عکسها، روی اندروید، iOS و وب در دسترس است و عملکردی بسیار هوشمندانهتر و کاربردیتر از سیستم مدیریت عکسِ OneDrive دارد. همچنین، با نصب برنامه دسکتاپ گوگل درایو، میتوانید این فضای ابری را مستقیما به File Explorer ویندوز اضافه کنید تا بتوانید فایلهای ابری خود را دقیقا مانند یک درایو فیزیکی (USB) روی کامپیوترتان مدیریت کنید، بدون اینکه نیازی به باز کردن مرورگر داشته باشید.
ناگفته پیداست که در نسخههای کرک وان درایوی وجود ندارد که نگران از دست دادنش باشید!
جدول مقایسه سریع ابزارها
برای درک بهتر تصمیمگیری، نگاهی به جدول زیر بیندازید:
| نیاز شما در کارهای روزمره | ابزار در مایکروسافت365 | بهترین جایگزین رایگان | مزیت اصلی جایگزین |
| پردازش متن (تایپ و ویرایش) | Microsoft Word | LibreOffice Writer / Google Docs | رایگان / همکاری همزمان تیمی |
| حسابداری و صفحات گسترده | Microsoft Excel | LibreOffice Calc / Google Sheets | سادگی / همگامسازی ابری و خودکار |
| ساخت ارائه و اسلاید | Microsoft PowerPoint | LibreOffice Impress / Google Slides | کاربری آسان و عدم نیاز به نصب |
| مدیریت ایمیل و تقویم | Microsoft Outlook | Mozilla Thunderbird | امنیت متنباز و صندوق ورودی یکپارچه |
| ذخیرهسازی فایل در فضای ابری | OneDrive | Google Drive | 15 گیگابایت فضای اولیه کاملا رایگان |
- چرا باید از AGGREGATE به جای SUBTOTAL در اکسل استفاده کنید؟
- چگونه یک Timeline Filter در اکسل ایجاد کنیم؟
در پایان
سیستم یکپارچهی مایکروسافت 365 برای شرکتهای بزرگ و کاربرانی که نیاز به ابزارهای تحلیلِ دادهی بسیار پیچیده دارند، همچنان بیرقیب است. اما برای 95 درصدِ کاربران عادی، دانشجوها، فریلنسرها و کسبوکارهای کوچک، ترکیب استفاده از لیبرهآفیس، گوگل ورکاسپیس، تاندربرد و گوگل درایو نه تنها هیچ کمبودی نخواهد داشت، بلکه باعث صرفهجویی قابلتوجهی در هزینههای سالانه شما خواهد شد. با این اکوسیستم جایگزین، شما کنترل بیشتر و حق انتخاب آزادتری خواهید داشت.
