اگر از جیمیل روی دستگاه اندرویدی خود استفاده می‌کنید، احتمالاً با قابلیت‌های پایه‌ای مانند ارسال ایمیل، بایگانی و جستجوی پیام‌ها آشنا هستید. اما این برنامه ویژگی‌های قدرتمندی را ارائه می‌دهد که می‌توانند به شما در صرفه‌جویی در زمان، مرتب نگه داشتن صندوق ورودی و مدیریت بهتر ایمیل‌ها کمک کنند. در این مقاله، پنج ویژگی برتر جیمیل در اندروید را بررسی می‌کنیم که بهره‌وری شما را افزایش خواهند داد.
1. استفاده از ژست‌های حرکتی (Swipe Actions) برای مدیریت سریع ایمیل‌ها
به جای مرتب‌سازی دستی ایمیل‌ها، می‌توانید با استفاده از ژست‌های حرکتی، تنها با کشیدن ایمیل به چپ یا راست، اقدامات سریع مانند حذف، بایگانی، به تعویق انداختن یا علامت‌گذاری به‌عنوان خوانده‌شده/خوانده‌نشده را انجام دهید. این قابلیت مدیریت صندوق ورودی را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.
چگونه ژست‌های حرکتی را شخصی‌سازی کنیم؟
- برنامه جیمیل را باز کنید و روی آیکون منو (سه خط افقی) ضربه بزنید.
- به بخش تنظیمات (Settings) بروید و تنظیمات عمومی (General Settings) را انتخاب کنید.
- روی عملکردهای کشیدن ایمیل (Mail Swipe Actions) ضربه بزنید.
روی تغییر (CHANGE) در کنار گزینه کشیدن به راست یا چپ ضربه بزنید و یک اقدام مانند بایگانی، حذف، علامت‌گذاری به‌عنوان خوانده‌شده/خوانده‌نشده، انتقال به پوشه دیگر یا به تعویق انداختن را انتخاب کنید.
پس از تنظیم، می‌توانید تنها با کشیدن انگشت خود روی ایمیل‌ها، آن‌ها را مدیریت کنید.
2. یادآوری‌های نادیده گرفته‌شده (Nudges) برای پیگیری ایمیل‌های مهم
گاهی اوقات، ایمیل‌های مهم در میان پیام‌های دیگر گم می‌شوند. قابلیت Nudges به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌هایی را که نیاز به پاسخگویی دارند فراموش نکنید. جیمیل به‌طور خودکار ایمیل‌هایی را که ممکن است نیاز به توجه شما داشته باشند شناسایی کرده و آن‌ها را در بالای صندوق ورودی نمایش می‌دهد.
چگونه Nudges را فعال کنیم؟
- جیمیل را باز کنید و روی آیکون منو ضربه بزنید.
- به تنظیمات (Settings) بروید و حساب ایمیل خود را انتخاب کنید.
- به بخش Nudges اسکرول کنید و روی پاسخ و پیگیری (Reply and Follow Up) ضربه بزنید.
گزینه‌های مورد نظر را فعال کنید تا جیمیل به‌طور خودکار ایمیل‌های مهم را به شما یادآوری کند.
3. ارسال ایمیل‌های محرمانه با حالت محرمانه (Confidential Mode)
اگر قصد ارسال اطلاعات حساس را دارید، حالت Confidential Mode به شما اجازه می‌دهد برای ایمیل‌ها تاریخ انقضا تعیین کنید و اقداماتی مانند ارسال، کپی کردن، چاپ یا دانلود را محدود کنید. همچنین، می‌توانید یک رمز عبور برای افزایش امنیت اضافه کنید.
چگونه از حالت محرمانه استفاده کنیم؟
برنامه جیمیل را باز کنید و روی نوشتن ایمیل (Compose) ضربه بزنید.
روی سه نقطه در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید.
گزینه حالت محرمانه (Confidential Mode) را انتخاب کنید.
تاریخ انقضا را تعیین کنید (مثلاً یک روز، یک هفته) و در صورت نیاز، رمز عبور پیامکی اضافه کنید.
روی ذخیره (Save) و سپس ارسال (Send) ضربه بزنید.
پس از فعال‌سازی، گیرنده فقط تا زمان انقضا می‌تواند ایمیل را مشاهده کند و امکان ارسال یا دانلود آن وجود نخواهد داشت.
4. تنظیم پاسخ خودکار با پاسخ‌گوی خودکار (Vacation Responder)
اگر در تعطیلات هستید یا قصد دارید مدتی از ایمیل‌ها فاصله بگیرید، Vacation Responder به شما این امکان را می‌دهد که یک پاسخ خودکار برای ایمیل‌های دریافتی تنظیم کنید. این ویژگی باعث می‌شود که فرستندگان از وضعیت شما مطلع شوند و بدانند که چه زمانی می‌توانند انتظار پاسخ داشته باشند.
چگونه پاسخ‌گوی خودکار را فعال کنیم؟
- جیمیل را باز کنید و روی منو ضربه بزنید.
- به تنظیمات (Settings) بروید و حساب ایمیل خود را انتخاب کنید.
- گزینه Vacation Responder را پیدا کرده و آن را فعال (ON) کنید.
تاریخ شروع و پایان، عنوان و متن پاسخ خودکار را تنظیم کنید.
روی ذخیره (Save) ضربه بزنید.
5. به تعویق انداختن ایمیل‌ها برای مدیریت بهتر (Snooze)
گاهی اوقات ایمیل‌هایی دریافت می‌کنید که نیاز به پاسخ فوری ندارند. با قابلیت Snooze، می‌توانید آن‌ها را موقتاً از صندوق ورودی خود حذف کرده و در زمانی مشخص دوباره مشاهده کنید.
چگونه یک ایمیل را به تعویق بیندازیم؟
- جیمیل را باز کنید و ایمیلی که می‌خواهید به تعویق بیندازید را پیدا کنید.
- روی ایمیل طولانی ضربه بزنید یا آن را باز کنید و روی سه نقطه ضربه بزنید.
- گزینه Snooze را انتخاب کنید و تاریخ و ساعتی را که می‌خواهید ایمیل دوباره ظاهر شود، مشخص کنید.
-
تفاوت پاک کردن و آرشیو کردن در Gmail
همچنین می‌توانید Snooze را به‌عنوان یک ژست حرکتی تنظیم کنید تا بتوانید به‌راحتی ایمیل‌ها را برای زمان مناسب‌تری برنامه‌ریزی کنید.
در پایان؛ از قابلیت‌های جیمیل غافل نشوید
جیمیل در اندروید ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت بهتر ایمیل‌ها ارائه می‌دهد. با استفاده از ویژگی‌هایی مانند ژست‌های حرکتی، یادآوری‌های خودکار، حالت محرمانه، پاسخ‌گوی خودکار و به تعویق انداختن ایمیل‌ها، می‌توانید صندوق ورودی خود را مرتب نگه دارید و در زمان صرفه‌جویی کنید. این قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند بهره‌وری خود را افزایش دهید و ایمیل‌های خود را به شکل مؤثرتری مدیریت کنید. اگر هنوز از این ویژگی‌ها استفاده نمی‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم همین حالا آن‌ها را فعال کنید!