برای خیلی از کاربران، SharePointپلت‌فرمی با محدودیت‌های فراوان است. اما واقعیت چیز دیگری است و شما کارهای زیادی به وسیله‌ی شیرپوینت می‌توانید انجام دهید. در پستی که امروز برای شما تهیه دیده‌ایم، 7 مورد از کارهای مفیدی که می‌توانید با این برنامه کاربردی انجام دهید را به شما معرفی خواهیم کرد.
-
پردازش فاکتورها
اگر با چند شرکت و کمپانی مختلف کار می‌کنید، پردازش فاکتورها یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید با دقت انجام شود. بسیاری از ارگان‌ها با استفاده از برنامه‌های مخصوص به این امور می‌پردازند اما شیرپوینت میتواند به خوبی از پس بسیاری از کارهای مربوط به پردازش فاکتورها بر بیاید.
شما می‌توانید از Microsoft Forms برای دریافت فاکتورها استفاده کنید و سپس آن‌ها را برای پردازش در شیرپوینت وارد کنید. ساخت فاکتور و آنالیز درآمد از فاکتورها نیز میتواند در شیرپوینت انجام گیرد. یکی از ویژگی‌های پردازش فاکتورها در شیرپونت، دخیل بودن تعداد کم‌تری از افراد در پروسه این کار است که باعث کاهش خطا شده و سرعت بیش‌تری به پردازش آن‌ها می‌دهد.
-
استفاده از شیرپوینت برای مدیریت کارکنان جدید
یکی از کارهای زمان‌بر و مشکل ساز در شرکت‌ها، مدیریت کارکنان جدیدی است که به تیم اضافه می‌شوند. با ترکیب Microsoft Forms و Power Automate با شیرپوینت، شما می‌توانید تمام اطلاعات را یک جا پردازش کنید و یک workflow برای دپارتمان‌های مختلف بسازید.
به این ترتیب مدیران بخش‌ها تنها نیاز به نظارت بر روند کار خواهد داشت و به این ترتیب هم کارکنان جدید فشار کم‌تری را حس می‌کنند و هم مدیریت این کارکنان برای مدیران راحت‌تر خواهد بود.
-
مدیریت انبار
مدیریت انبار یکی از کارهای به شدت استرس زا است که این روزها همه آن را به وسیله‌ی برنامه‌های گران‌قیمت انبار داری انجام می‌دهند. اما اگر از محصولات مایکروسافت استفاده می‌کند، پیشنهاد می‌کنیم با ترکیب Power Automate، Microsoft Lists و Microsoft Teams با شیرپوینت، روند نگهداری، آمار، برنامه ریزی و … در انبار را مدیریت نمایید.
استفاده از این ابزارها و به طور کلی ابزارهای کامپیوتری مدیریت انبار، هم به روند کار سرعت می‌بخشد و هم دقت را بالا برده درصد خطا را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
-
اشتراک گذاری اسناد با دیگران
اگر دور کاری می‌کنید یا این که با مشتریان زیادی خارج از تیم اصلی خود سر و کار دارید، به وسیله‌ی شیرپوینت می‌توانید فایل‌ها و اسناد خود را با آن‌ها به اشتراک بگذارید. البته باید از قبل تنظیمات امنیتی خود را مرور کنید و آن‌ها را برای را برای این کار آماده کنید.
بسته به تنظیمات امنیتی شما، کاربران امکان دیدن فایل‌ها و اسناد و همچنین در صورت نیاز، ویرایش آن‌ها را خواهند داشت. این دسترسی‌ها میتواند برای هر فایل و یا پوشه تغییر کند.
-
ساخت سایت ویکی
این روزها سایت‌های ویکی یا دایرت‌المعارف در زمینه‌های مختلف، خیلی طرفدار دارد. در این گونه سایت‌ها اطلاعاتی در مورد موضوعات مختلف داده می‌شود و گاهی خیلی عمومی‌ست و گاهی نیز در زمینه‌ای خاص ساخته شده‌اند.
شما با شیرپوینت المنتی با عنوان Wiki Site دارید. این گزینه تمامی موارد برای ساخت و مدیریت چنین سایتی را به شما می‌دهد و کار با آن نیز بسیار ساده است. همچنین شما می‌توانید برای ویرایش و اضافه کردن اطلاعات به کاربران عمومی دسترسی بدهید و همچنین گزینه‌ی نیاز به تایید را فعال کنید تا این ویرایش‌ها بدون تایید شما منتشر نشوند . همچنین امکان گرفتن خروجی به صورت اکسل از ویکی ساخته شده نیز وجود دارد.
-
ترکیب با Microsoft Teams
یکی از کاربردی‌ترین قابلیت‌های شیرپوینت، ترکیب آن با Microsoft Teams بوده که مدیریت تیم کاری شما را چند پله بالا می‌برد. این مورد در مواقعی که شما بخواهید جایگاه افراد تیم و نیازهای‌های پروژه‌ها را مدیریت نمایید بسیار کاربردی است.
کاربردهای این دو ابزار مایکروسافت کاملا تکمیل کننده هم هستند و به گروه‌های کاری پیشنهاد می‌کنیم، حتما از این قابلیت استفاده کنند.
-
نگهداری از نسخه‌های قدیمی اسناد
نسخه‌های مختلف از بعضی از اسناد، بعضا اهمیت زیادی دارند، مخصوصا اگر مربوط به همکاری‌های تیمی باشند و نیاز باشند به چند نسخه قبل‌تر مراجعه کنید. وقتی چند نفر بر روی پروژه‌ای کار می‌کنند و دسترسی تغییر در آن دارند، ممکن است مشکلاتی پیش بیاید.
SharePoint جدا از آخرین نسخه از سند، همیشه چندین نسخه از آخرین ویرایش‌های انجام شده را نیز نگهداری می‌کند. همچنین شما در بخش Version History می‌توانید تغییرات کامل از اولین نسخه را مشاهده کرده و نسخه‌ی مورد نظر خود را از این بخش بیرون بکشید.