اضافه کردن امضا به ایمیل، روشی عالی برای شخصی‌سازی ایمیل‌هاست و همچنین ظاهر کلی ایمیلی که ارسال می‌کنید را حرفه‌ای‌تر کرده و تاثیر بهتری روی بیننده می‌گذارد. خوشبختانه، Gmail ابزاری عالی برای ساخت امضا دارد که در پایان ایمیل‌هایتان به نمایش در می‌آید. اگر تا به حال با این قابلیت Gmail کار نکرده‌اید، در نوشته امروز، به صورت کامل استفاده از امضا در این سرویس ایمیل را به شما آموزش خواهیم داد.
ساخت امضا در Gmail
برای شروع Gmail را باز کرده، و از بالای صفحه سمت راست روی آیکون تنظیمات که به شکل چرخ دنده طراحی شده بزنید و سپس See all settings را انتخاب نمایید. این نکته را مد نظر داشته باشید که حتما باید در Inbox اصلی خود بوده و در یکی از پوشه‌های پیش فرض یا پوشه‌هایی که خودتان ساخته‌اید نباشید.
در برگه General به پایین صفحه بیایید تا به بخش Signature یا همان امضا برسید. در جلوی این بخش، جایی است که باید امضای خود را بسازید.
اگر قبلا امضایی نساخته باشید، جلوی آن No Signature نوشته که در پایین آن باید روی + Create New بزنید تا یک امضای جدید بسازید. یک پنجره‌ی کوچک نمایش داده می‌شود که باید اسمی برای امضای خود انتخاب کرده و سپس روی Create کلیک کنید.
حالا این امکان را دارید که در پنجره‌ی سمت راست، امضای خود را نوشته و بخش‌های متخلف آن را طراحی کنید. در نظر داشته باشید که این قسمت، امکانات متعددی برای تغییر نوشته، گذاشتن عکس، گذاشتن لینک و خیلی چیزهای دیگر را دارد و دست شما برای ساخت یک امضای کامل و زیبا باز است. تنها باید زمان بگذارید تا چیزی که در ذهن دارید را در آن‌جا وارد نمایید.
در نظر داشته باشید که برای وارد کردن عکس، باید روی آیکون عکس زده و سپس این امکان را دارید که از طریق لینک، گوگل درایو یا آپلود از کامپیوتر، عکس مد نظر خود را در آن‌جا وارد نمایید. برای آپلود روی آیکون ارسال عکس بزنید.
سپس روی برگه Upload در بالای صفحه زده و سپس یا عکس خود را کشیده روی پنجره‌ی پایین رها کنید یا با زدن روی Select a file from your device آدرس عکس خود را از روی کامپیوتر مشخص نمایید. برگه‌ی Web Address (URL) برای آپلود از روی وب و Google Drive نیز برای عکس‌هایی که در این سرویس دارید، در نظر گرفته شده است.
بعد از این که ساخت امضا را به اتمام رساندید، می‌توانید با زدن روی Create New یک امضای دیگر یا هر تعداد که نیاز دارید، بسازید. برای مثال، برای ایمیل‌های کاری خود یک امضای جداگانه داشته باشید و برای ایمیل‌های شخصی یک امضای دیگر در نظر بگیرید. یا این که برای ایمیل‌های تازه امضایی مشخص داشته باشید و برای جواب ایمیل‌ها، امضای کوتاه شده بسازید.
در پایان، وقتی طراحی امضای شما به پایان رسید، از پایین صفحه می‌توانید نمایش آن در ایمیل‌های ارسالی را در پایین صفحه تنظیم کنید. همان طور که در عکس زیر می‌بینید، دو بخش برای این منظور در نظر گرفته شده است. یکی بخش FOR NEW EMAILS USE است که در واقع امضایی که در زیر آن مشخص می‌کنید، برای تمامی ایمیل‌های جدید نمایش داده می‌شود و بخش ON REPLY/FORWARD USE برای ریپلای‌ها و فورواردها مورد استفاده قرار می‌گیرد. با زدن روی هر کدام از آن‌ها، لیست امضاهایی که ساخته‌اید برای انتخاب باز می‌شود.
در نهایت از پایین‌ترین نقطه‌ی صفحه روی Save Changes کلیک کنید تا امضاهایی که ساخته‌اید ذخیره شوند.
استفاده از امضاها در Gmail
بعد از این که امضاهای خود را به Gmail اضافه کردید و امضای پیش فرض در نظر گرفتید، هر بار که می‌خواهید ایمیلی را ارسال کنید، امضای پیش فرض شما در زیر آن ایمیل قید می‌شود. البته شما می‌توانید با زدن روی آیکون امضاها، هر کدام از دیگر امضاهایی که ساخته‌اید را انتخاب نمایید.
چند نکته مهم وجود دارد که باید در مورد امضای پیش فرض بدانید:
- امضاها در همان زمانی که قصد ارسال ایمیل را دارید، زیر نوشته‌ی ایمیل از قبل اضافه شده‌اند
- شما می‌توانید در زمان ارسال ایمیل، متن امضا را تغییر دهید
- اگر متن امضا را تغییر دهید، بعد از انتخاب یک امضای دیگر، متن امضای قبلی در صفحه باقی مانده و باید آن را به صورت دستی پاک کنید
- از بخش تنظیمات، تمامی امضاها در دسترس شما بوده و هر زمان که خواستید، می‌توانید آن‌ها را پاک یا ویرایش کنید