بهترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه برای شرکت‌ها و سازمان‌ها، نرم‌افزارهایی هستند که از ویژگی‌های کاربردی و راهحلهای مناسبی بنا به پروژه‌های تعریف شده برخوردار باشند. در این مقاله توصیف مختصری از چیستی نرم‌افزار مدیریت پروژه خواهیم داشت.
نرم افزار مدیریت پروژه یک راه حل داخلی یا مبتنی بر ابر است که برای برنامه‌ریزی و اجرای وظایف پروژه برای تیم‌ها و عملکردهای مختلف ایجاد شده است. اکثر راهحلهای مدیریت پروژه امروزه از طریق این پلتفرم مبتنی بر ابر برای تیم‌ها و ایجاد و اصلاح پروژه‌ها، وظایف و گردش کار از طریق فضاها و نماهای مشترک در دسترس هستند. مدیران پروژه در پیکربندی نرم‌افزار برای تنظیم دستورالعمل‌های استفاده تیمی، یکپارچه‌سازی برنامه‌های کاربردی حیاتی و بهینه‌سازی چرخه عمر مدیریت پروژه، عمل می‌کنند.
ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه
در حالی که پلتفرم‌های مختلف مدیریت پروژه طیفی از فرصت‌های بالقوه بهره‌وری، همکاری و بهبود فرآیند را ارائه می‌دهند، مجموعه استانداردی از ویژگی‌ها وجود دارد که بازار را به هم پیوند می‌دهد.
نماها و تجسم داده‌های پروژه
احتمالاً متخصصان حرفه‌ای راه خود را در مورد اکسل می‌دانند، اما بازار مدیریت پروژه نشان می‌دهد که همکاری و نرم‌افزار تجسم پروژه در تقریباً چهار دهه تا چه حد پیشرفت کرده است. تیم‌ها می‌توانند در پروژه انتخابی خود از چندین دیدگاه مختلف با یکدیگر همکاری کنند. رایج‌ترین نماهای پروژه ارائه شده عبارتند از:
- جدول، شبکه یا اکسل که با ستون‌ها و مقادیر فیلد ردیف از هم جدا شده‌اند.
- این لیست معمولاً ستون اصلی و مقادیر فیلد آن را نشان می‌دهد.
- تابلوی کانبان با خطوطی که یک شرط را نشان می‌دهد و کارت‌هایی برای مقادیر فیلد تقسیم می‌شود.
- نمودار گانت یا جدول زمانی که وظایف وابسته و جدول زمانی موجود برای هر کدام را نشان می‌دهد.
- یک تقویم استاندارد که داده‌های پروژه را منعکس می‌کند.
- داشبوردها داده‌های پروژه را با ویجت‌های قابل تنظیم تجزیه می‌کنند.
- بارهای کاری که وظایف اعضای تیم را در مقیاس زمانی نشان می‌دهد.
صفحات گسترده مبتنی بر وب مانند Google Sheets و Excel از طریق مایکروسافت همچنان راهحلهای محبوب و برنامه اصلی برای استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه هستند. در نتیجه، اکثر راهحلهای مدیریت پروژه نقطه شروع مشابهی را ارائه می‌کنند. همچنین تابلوهای سبک کانبان دومین نمای محبوب هستند که ریشه در توسعه نرم‌افزار Agile دارند و پس از آن نماهای مبتنی بر زمان مانند نمودارها و تقویم‌های گانت قرار دارند. داشبوردها نیز نمای استاندارد دیگری هستند که به کاربران فضایی از پیش ساخته یا قابل تنظیم برای تجسم معیارهای پروژه می‌دهند. همه داشبوردها به طور یکسان ایجاد نمی‌شوند، بنابراین به آنهایی توجه کنید که بیشترین انعطاف را با ساخت ویجت‌هایی که KPIهای تیم را منعکس می‌کنند، ارائه می‌دهند.
دستکاری داده‌ها و اتوماسیون گردش کار
ابزارهای منحصربه‌فردی که توسط پلتفرم‌های مدیریت پروژه ارائه می‌شوند، آنهایی هستند که می‌توانند داده‌های پروژه را به دید در زمان واقعی و بینش‌های عملی تبدیل کنند. در حالی که این بین راه‌حلها متفاوت است، نماهای بالا می‌توانند داده‌ها را بر اساس شرایط پلتفرم یا مقدار فیلد فیلتر کنند. ویجت‌ها برای ردیابی داده‌های پروژه یکی دیگر از عناصر مهم برای برنامه‌ریزی و عمل بر روی بینش هستند.
اتوماسیون همچنین یک ابزار استاندارد در سراسر راهحلهای مدیریت پروژه است که تا حدودی قوانین اتوماسیون از پیش ساخته شده و گزینه‌ای برای ساخت خود ارائه می‌دهد. اتوماسیون‌های از پیش ساخته شده به سادگی ارسال اعلان به Slack هنگام تغییر وضعیت یک کار هستند. در همین حال، بیشتر آنها فهرستی از اقدامات محرک و پاسخ احتمالی را برای تسهیل گردش کار و کاهش تلاش‌های دستی ارائه می‌دهند.
گزارش و تحلیل
در حالی که کل شرکت‌ها می‌توانند نرم‌افزار مدیریت پروژه را اتخاذ کنند، استقرار معمولی آن در یک بخش یا تیم بهتر است. در هر صورت، گزارش‌دهی و مشاهده معیار برای پرسنل داخلی و افراد خارجی اغلب ضروری است. هر پلتفرم مدیریت پروژه راهی برای صادرات یا به اشتراک‌گذاری داده های پروژه ارائه می‌دهد، اما این روش‌ها متفاوت هستند. گزینه کلاسیک عبارت است از صدور مجموعه‌ای از داده‌ها یا معیارها به عنوان یک سند CSV. یا PDF. یکی دیگر از گزینه‌های محبوب برای راهحلهای مدیریت پروژه، مانند مورد Airtable، طراحی یک فضای وب قابل اشتراک‌گذاری با قابلیت اصلاح یا فقط مشاهده است. ذینفعان می‌توانند دید سریع و درون پلتفرمی از داده‌های مورد نیاز داشته باشند.
ملاحظاتی برای نرم افزار مدیریت پروژه
در سراسر صنایع و بخش‌ها، موارد استفاده‌ای که بیشتر برای ابزارهای مدیریت پروژه ذکر شده است عبارتند از:
- Agile، Scrum و سایر متدولوژی های توسعه نرم افزار
- مدیریت کمپین و مشتری
- تولید محتوا و مدیریت دارایی دیجیتال
- برنامه ریزی و مدیریت رویداد
- تخصیص منابع، زمان و حجم کار
- مدیریت محصول و ویژگی‌های آن
در نهایت، تیم‌های متکی به نرم‌افزار مدیریت پروژه برای عملیات حیاتی تجاری نیز باید اطمینان حاصل کنند که سطح پشتیبانی فنی مطابق با انتظارات انها است. تیم‌ها موظفند با قطعی‌های غیرمنتظره، موانع و مشکلات پلتفرم مواجه شوند و در دسترس بودن منظم از طریق تلفن یا چت وب برای تداوم کسب‌وکار ضروری است. در مقالات دیگر می‌توانید بهترین نرم‌افزار و ابزار مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۳ را بخوانید.