امروزه گسترش کسب و کارهای متعدد در میان اقشار مختلف جامعه باعث شده است تا شناساندن و جا گرفتن یک نوع کسب و کار برای کارآفرینان و مدیران نیاز به فعالیت‌های کاربردی‌تر و روش‌های سیستماتیک‌تری داشته باشد. ممکن است بارها نام هوش تجاری به گوشتان خورده باشد. چرا که این روزها بیشتر از گذشته بر سر زبان‌هاست و در دانشگاه‌ها تدریس می‌شود. شاید بخواهید به صورت خلاصه و کلی درباره تاریخچه، مفهوم و فرآیند پیاده‌سازی این سیستم بدانید. پس با ما همراه باشید تا توضیح کوتاهی درباره هوش تجاری بدهیم.
تاریخچه و مفهوم هوش تجاری
از اولین سال‌های اختراع کامپیوتر، اگرچه همچون امروز هوشمند و پیشرفته نبودند، اما نیاز بود برای کمک در تجزیه و تحلیل داده‌ها تعریفی در قالب هوش تجاری ایجاد شود. مفهوم و تعریف اولیه هوش تجاری در سال ۱۹۸۹ توسط هوارد درسنر به این شکل مطرح شد: هوش تجاری ابزاری برای کمک به سازمان‌ها است که به کمک آن پایش اطلاعات انجام می‌شود و برای گرفتن تصمیمات مهم و کاربردی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هوش تجاری Business Intelligence ، با اختصار BI، به دانشی گفته می‌شود که حاصل تجزیه و تحلیل اطلاعات یک سازمان باشد. همانطور که می‌دانید، داده‌ها و اطلاعات با ارزش‌ترین سرمایه هر سازمان به شمار می‌رود. در نتیجه این فرآیند به مدیران و صاحبان کسب و کار، اطلاعات عملی و کاربردی‌تری ارائه می‌کند. در واقع این دانش به مدیران کمک می‌کند که توسط داده‌ها، درباره عملکرد هر بخش از شرکت یا سازمان، میزان سود از گذشته تا آینده، تعداد خرید و فروش‌ها و عوامل موثر بر روند این فعالیت‌ها، راهکارهای کارآمد و ارزشمندی را ارائه دهد. چنین فرآیندی در تصمیم گیری مدیران مشاغل مختلف کمک می‌کند تا سود مجموعه را به بالاترین حد ممکن برسانند.
به زبان دیگر سیستم هوش تجاری برای تغییر وضع موجود و بازگشت سریع‌تر سرمایه، همانند یک مشاور باهوش عمل می‌کند و راهکارهایی برای بهبود عملکرد سازمان ارائه می‌دهد. چرا که اگر یک شرکت یا سازمان بخواهد همه اطلاعات را به شکل دستی بررسی کند، به نیروی انسانی و زمان زیادی نیاز دارد. در صورتی که به کمک این سیستم، در زمان مناسب‌تری به نتیجه خواهد رسید.
فرآیند پیاده سازی سیستم هوش تجاری
با توجه به تعریفی که از هوش تجاری داشتیم، فرآیند پیاده‌سازی این سیستم بسته به عوامل مختلفی از یک سازمان همچون میزان خرید و فروش و عوامل محیطی دارای چندین مرحله است. در طی این فرآیند، اطلاعات اولیه جمع‌آوری، دسته بندی و در قالب متن، عدد، جدول و نمودار مورد بررسی و مقایسه قرار می‌گیرد. پس از آن به تفسیر داده‌ها پرداخته می‌شود. شبیه به اینکه مردم یک منطقه کدام محصول را در چه بازه زمانی بیشتر خریداری می‌کنند. چنین چیزی باعث می‌شود مدیران کسب و کار روی محصولاتی که تقاضای چندانی در شهر یا منطقه بخصوصی ندارد سرمایه‌گذاری نکنند و کالاهای مناسب‌تری را نسبت به مردمان هر منطقه عرضه کنند. به این صورت با جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آنها، سیستم هوش تجاری، پیش‌بینی و راهکارهایی برای تغییر و بهبود وضعیت در آینده ارائه می‌دهد.
به طور خلاصه می‌تواند مراحل و فرآیند پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری BI را به صورت زیر شمرد:
- جمع‌آوری داده‌ها: سیستم هوش تجاری می‌تواند اطلاعات خود را از داده‌های موجود همچون اطلاعات ذخیره شده در انبار داده‌ها یا داده‌های جدید و در حال تولید تامین کند.
- آنالیز و تحلیل داده‌ها: اطلاعات باید به گونه‌ای قابل فهم باشد که توسط تیم مدیریت تجزیه و تحلیل شود.
- طراحی و پیاده‌سازی سیستم: پس از مشخص نمودن انتظارات شرکت، تیم پیاده‌سازی می‌بایست به طراحی داشبوردها و بخش‌های سیستم بپردازد.
- نتیجه: به روز رسانی سیستم هوش تجاری و مشاهده گزارش‌های آنلاین سیستم BI
با توجه به موارد بالا، لازم است سیستم هوش تجاری هر چند مدت یک بار به روز رسانی شده و روش‌های جدیدی نسبت به پیشرفت سازمان ارائه شود. همچنین کارکنان می‌بایست برای اجرا و کار با چنین سیستمی آموزش‌های لازم را دریافت کنند تا نتیجه سودمندی حاصل شود.
بهتر است بدانید که به جهت پیاده‌سازی این سیستم در هر سازمان، ابزارهایی وجود دارد که استفاده و کاربرد هوش تجاری را بهبود می‌بخشد. همچنین BI دارای مزایا و معایبی است که در مطالب دیگر به آنها اشاره خواهیم کرد.